Onlineshop mit Bexio verbinden
Ein Onlineshop mit Bexio-Anbindung spart Ihnen das Abtippen jeder Bestellung in die Buchhaltung. Bestellungen, Kundendaten und Zahlungen aus Shopify landen automatisch in Bexio, sauber mit Artikelnummer und MWST-Satz. Hyperpage richtet die Shopify Bexio Schnittstelle ein und stimmt sie mit Ihrer Treuhand ab, damit am Jahresende alles zusammenpasst.
- Bestellungen als Aufträge oder Rechnungen in Bexio
- Kunden und Firmen automatisch als Kontakte angelegt
- MWST-Sätze und Artikelnummern sauber zugeordnet
- Teil von Paket L ab CHF 7'900 zum Festpreis
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Weniger Abtippen, weniger Fehler in der Buchhaltung
Bei zehn Bestellungen im Monat geht es noch von Hand. Bei hundert wird es zur Arbeit für einen ganzen Nachmittag pro Woche. Jede Bestellung muss erfasst, jede Zahlung zugeordnet, jeder Neukunde angelegt werden. Dabei passieren Tippfehler, und am Quartalsende stimmt die MWST-Abrechnung nicht mit dem Shop überein.
Mit einer Schnittstelle zwischen Shopify und Bexio fällt dieser Schritt weg. Sie verbinden die beiden Systeme einmal und kontrollieren danach nur noch.
Was alles dabei ist
- Auswahl der passenden Lösung für Ihren Fall
- Abgleich von Artikelnummern zwischen Shop und Bexio
- Zuordnung der MWST-Sätze und Konten nach Vorgabe Ihrer Treuhand
- Testbestellungen mit allen Zahlungsarten
- Kurze Anleitung, wie Sie Abweichungen erkennen
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Häufig gestellte Fragen
Üblich sind Bestellungen, die in Bexio als Auftrag oder Rechnung erscheinen, dazu Kundendaten als Kontakte und je nach Lösung Zahlungseingänge. Manche Händler übertragen ausserdem Lagerbestände von Bexio in den Shop. Was sinnvoll ist, hängt von Ihren Abläufen ab. Wir klären das vor der Umsetzung gemeinsam mit Ihnen und Ihrer Treuhand.
Ja, es gibt Verbindungs-Apps, die Shopify und Bexio ohne Programmierung koppeln. Sie kosten meist eine monatliche Gebühr beim jeweiligen Anbieter. Für spezielle Fälle, etwa eigene Kontenlogik oder viele B2B-Kunden, ist eine eigene Anbindung über die Schnittstelle von Bexio möglich. Wir empfehlen die einfachste Lösung, die Ihre Anforderungen erfüllt.
Zahlungen über Karte und TWINT laufen über einen Zahlungsanbieter. Dieser zahlt die Beträge gesammelt und abzüglich Gebühren auf Ihr Bankkonto aus. In der Buchhaltung braucht es deshalb ein Zwischenkonto, auf dem Verkäufe und Auszahlungen abgeglichen werden. Wie Sie das buchen, legt Ihre Treuhand fest. Wir richten die Zuordnung technisch danach ein.
Einen grossen Teil, ja. Das Erfassen von Bestellungen, das Anlegen von Kunden und das Zuordnen der MWST laufen automatisch. Ganz ohne Kontrolle geht es nicht. Rückerstattungen, Gutscheine und Teillieferungen sollten Sie regelmässig prüfen. Wir zeigen Ihnen in der Schulung, wo Sie Abweichungen schnell finden.
Hier liegt eine häufige Fehlerquelle. Ein verkaufter Geschenkgutschein ist noch kein Umsatz, sondern erst die Einlösung. Rabatte müssen als eigene Position oder als reduzierter Preis erscheinen. Wie das buchhalterisch korrekt abgebildet wird, legt Ihre Treuhand fest. Wir sorgen dafür, dass die Daten aus dem Shop entsprechend ankommen.
Die Bexio-Anbindung ist Teil von Paket L ab CHF 7'900. Darin sind auch Händlerbereich, B2B-Preise, Kauf auf Rechnung und mehrere Sprachen enthalten. Bexio und Shopify verrechnen ihre Abos direkt an Sie, Shopify ab rund CHF 30 im Monat. Eine allfällige Verbindungs-App hat eine eigene Gebühr beim Anbieter.
Bereit für mehr Anfragen?
Wie Onlineshop und Bexio zusammenarbeiten
Bexio ist eine Schweizer Software für Buchhaltung, Rechnungen, Kontakte und Artikel. Viele KMU nutzen sie, weil sie Schweizer Besonderheiten wie die MWST-Abrechnung und QR-Rechnungen kennt und weil viele Treuhandbüros direkt darin arbeiten. Shopify dagegen ist auf den Verkauf spezialisiert. Beide Systeme machen ihre Aufgabe gut, aber ohne Verbindung wissen sie nichts voneinander.
Eine Anbindung schliesst diese Lücke. Kommt im Shop eine Bestellung herein, überträgt die Schnittstelle sie an Bexio. Dort entsteht je nach Einstellung ein Auftrag, eine Rechnung oder eine Buchung. Ist der Kunde neu, wird er als Kontakt angelegt. Bestehende Kontakte erkennt die Schnittstelle anhand der E-Mail-Adresse oder einer Kundennummer. Umgekehrt können Lagerbestände aus Bexio zurück in den Shop fliessen, wenn Sie Bexio als führendes System für Artikel nutzen.
Ein Beispiel aus dem Alltag zeigt den Unterschied. Eine Kundin kauft am Sonntagabend zwei Produkte und zahlt mit TWINT. Ohne Anbindung erfasst jemand am Montag die Bestellung von Hand, legt die Kundin als Kontakt an und sucht später die Zahlung in der Auszahlung des Zahlungsanbieters. Mit Anbindung ist die Bestellung am Montagmorgen bereits in Bexio, mit Kontakt, Artikeln und Steuersatz. Ihre Aufgabe beschränkt sich auf die Kontrolle.
Für wen sich die Verbindung lohnt
Die Anbindung lohnt sich, sobald das manuelle Erfassen spürbar Zeit kostet. Das ist oft schon ab einigen Bestellungen pro Tag der Fall. Besonders sinnvoll ist sie für Händler mit Firmenkunden, die auf Rechnung bestellen. Diese Rechnungen wollen Sie ohnehin aus Bexio verschicken, mit Ihrem Briefkopf und QR-Zahlteil.
Ebenso profitieren Geschäfte mit Laden und Onlineshop, die ihren Umsatz an einem Ort sehen wollen. Und wer mit einer Treuhand zusammenarbeitet, spart Kosten, weil die Belege nicht mehr gesammelt und nachgetragen werden müssen. Für einen kleinen Shop mit wenigen Bestellungen im Monat ist eine Anbindung dagegen oft zu viel. Dort reicht ein monatlicher Export, den Ihre Treuhand verbucht.
So setzt Hyperpage die Anbindung in Shopify um
Am Anfang steht ein kurzes Gespräch mit Ihnen und idealerweise mit Ihrer Treuhand. Wir klären, welche Daten fliessen sollen, welches System für Artikel und Bestand führt und wie Zahlungen verbucht werden. Danach wählen wir die Lösung. In vielen Fällen genügt eine bewährte Verbindungs-App aus dem App-Angebot von Shopify. Bei besonderen Anforderungen ist eine eigene Anbindung über die Schnittstelle von Bexio möglich.
Dann folgt der Abgleich. Jedes Produkt braucht im Shop und in Bexio dieselbe Artikelnummer. Jeder MWST-Satz im Shop muss einem Steuercode in Bexio entsprechen, also 8,1 Prozent für den Normalsatz und 2,6 Prozent für den reduzierten Satz. Versandkosten, Rabatte, Gutscheine und Rückerstattungen bekommen eigene Regeln. Zum Schluss testen wir mit Bestellungen über alle Zahlungsarten, bevor die Verbindung live geht.
Worauf Sie achten sollten
Die meisten Probleme entstehen nicht in der Technik, sondern in den Daten. Fehlen Artikelnummern oder sind sie doppelt vergeben, landen Bestellungen beim falschen Artikel. Ein zweiter Stolperstein sind die Auszahlungen der Zahlungsanbieter. Sie kommen gesammelt und abzüglich Gebühren aufs Bankkonto und müssen über ein Zwischenkonto abgeglichen werden. Drittens brauchen Gutscheine eine klare Regel, weil ein verkaufter Gutschein noch kein Umsatz ist.
Wichtig ist auch die Frage, wer was ändert. Werden Preise in Bexio gepflegt, sollten sie im Shop nicht von Hand angepasst werden, sonst überschreiben sich die Systeme. Hyperpage übernimmt die technische Umsetzung. Wie Sie buchen und abrechnen, legt Ihre Treuhand fest, sie gibt auch die verbindliche Auskunft zu Steuerfragen.
Ablauf, Preise und Zusammenarbeit mit Hyperpage
Die Anbindung an Bexio ist Teil von Paket L ab CHF 7'900. Dieses Paket richtet sich an Shops, die bereits wachsen oder mit Firmenkunden arbeiten. Es enthält einen eigenen Händlerbereich, B2B-Preise, Kauf auf Rechnung für Firmen, mehrere Sprachen und Versanddienstleister sowie ein Treueprogramm und ein Portal für Rücksendungen. Auf Wunsch liefert Hyperpage dort auch Produktfotos und Verkaufstexte. Wer noch klein startet, beginnt mit Paket S für CHF 1'990 oder Paket M ab CHF 3'900 und verbindet Bexio später.
Ein grösserer Shop mit Anbindung ist meist in acht bis zwölf Wochen live. Die Hälfte des Preises zahlen Sie bei Auftrag, den Rest beim Livegang. Shopify ab rund CHF 30 im Monat und Bexio rechnen direkt mit Ihnen ab. Der Shop gehört ganz Ihnen, und nach der Schulung wissen Sie, wie Sie die Verbindung im Alltag kontrollieren.
Mehr zum Thema finden Sie unter Onlineshop erstellen lassen, Onlineshop mit Warenwirtschaft, B2B-Onlineshop und MWST im Onlineshop sowie unter Pakete und Preise.
- Gleiche Artikelnummern in Shop und Bexio verwenden
- Festlegen, welches System Preise und Bestand führt
- MWST-Sätze im Shop den Steuercodes in Bexio zuordnen
- Zwischenkonto für Auszahlungen der Zahlungsanbieter anlegen
- Regeln für Gutscheine, Rabatte und Rückerstattungen klären
- Treuhand von Anfang an in die Planung einbeziehen