Onlineshop mit Lager und Warenwirtschaft
Onlineshop Warenwirtschaft heisst, dass Shop, Lager und Buchhaltung mit denselben Zahlen arbeiten, ohne dass jemand Bestände von Hand abgleicht. Hyperpage verbindet Ihren Shopify-Shop mit Bexio oder Ihrem bestehenden ERP, damit Bestellungen automatisch ankommen und der Shop nie etwas verkauft, das nicht mehr im Regal liegt.
- Bestände synchronisieren zwischen Shop, Laden und Lager
- Bestellungen automatisch in Ihr ERP übertragen
- Artikelstamm und Preise an einem Ort pflegen
- Klare Regeln, welches System führt, und Meldung bei Fehlern
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Lagerverwaltung, die Shop und Laden zusammenbringt
Solange ein Shop zwanzig Bestellungen im Monat hat, lässt sich der Lagerbestand noch von Hand nachführen. Sobald Laden, Shop, Marktplatz und Firmenkunden aus demselben Lager bedient werden, wird es eng. Dann wird ein Artikel im Laden verkauft und gleichzeitig online bestellt. Die Kundin erhält eine Absage, und Sie verlieren Vertrauen.
Eine Anbindung an die Warenwirtschaft löst das. Jede Bewegung im Lager wird an alle Kanäle weitergegeben. Bestellungen aus dem Shop landen automatisch im ERP, wo Lieferschein und Rechnung entstehen. Ihr Team arbeitet in seinem gewohnten System weiter.
Was alles dabei ist
- Analyse, welche Daten in welche Richtung fliessen
- Anbindung an Bexio oder ein Warenwirtschaftssystem im Paket L
- Abgleich von Artikelnummern und Varianten
- Mehrere Lager oder ein externer Versandpartner als Standorte
- Testlauf mit echten Bestellungen vor dem Livegang
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Häufig gestellte Fragen
Nicht immer. Shopify führt selbst Lagerbestände pro Variante und pro Standort. Für einen Shop mit Laden genügt das oft, besonders mit Shopify POS. Ein separates ERP lohnt sich, wenn Sie Einkauf, Lieferanten, Rechnungen und mehrere Verkaufskanäle zentral steuern oder es bereits im Einsatz haben. Dann sollte der Shop daran angebunden sein.
Das hängt von der Schnittstelle ab. Manche Verbindungen übertragen Änderungen fast sofort, andere in festen Abständen, etwa alle paar Minuten oder stündlich. Bei knappen Artikeln empfehlen wir einen Sicherheitsbestand. Der Shop zeigt einen Artikel dann schon als ausverkauft, wenn im Lager noch ein oder zwei Stück liegen.
Ja. Für Bexio gibt es Verbindungen, die Bestellungen, Kunden und Zahlungen aus Shopify übertragen. Je nach Lösung lassen sich auch Artikel und Bestände abgleichen. Wir prüfen zuerst, wie Sie Bexio heute nutzen, und richten die Anbindung im Paket L so ein, dass sie zu Ihrer Buchhaltung passt.
Eine gute Anbindung meldet Fehler per E-Mail und holt verpasste Übertragungen nach. Bestellungen gehen in Shopify nie verloren, sie werden nur später ins ERP übertragen. Wir richten die Benachrichtigung so ein, dass die zuständige Person im Betrieb sie sieht und nicht nur ein Protokoll, das niemand liest.
Ja. In Shopify legen wir jedes Lager, jeden Laden und jeden Versandpartner als eigenen Standort an. Der Shop weiss dann, wo welcher Artikel liegt, und leitet die Bestellung an den richtigen Ort weiter. Mehrere Versanddienstleister und externe Lager sind im Paket L ab CHF 7'900 enthalten.
Shop-Pakete beginnen bei CHF 1'990. Die Anbindung an Bexio oder ein Warenwirtschaftssystem ist Teil von Paket L ab CHF 7'900. Bei sehr speziellen Systemen klären wir den Aufwand vorher genau. Laufende Gebühren für Shopify ab rund CHF 30 im Monat und allenfalls für eine Schnittstellen-App zahlen Sie direkt an den Anbieter.
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Was Onlineshop Warenwirtschaft im Alltag bedeutet
Ein Warenwirtschaftssystem hält fest, welche Artikel ein Betrieb hat, wie viele davon wo liegen, was eingekauft und was verkauft wurde. Im Onlinehandel kommt eine Aufgabe dazu. Der Shop muss diese Zahlen kennen, und zwar laufend. Wenn ein Artikel im Laden über den Tresen geht, muss der Shop das wissen. Wenn online eine Bestellung eingeht, muss das Lager sie sehen und reservieren.
Die Verbindung zwischen Shop und Warenwirtschaft nennt man Schnittstelle. Sie überträgt Daten in zwei Richtungen. Vom ERP zum Shop fliessen meist Artikel, Preise und Bestände. Vom Shop zum ERP fliessen Bestellungen, Kundendaten und Zahlungsinformationen. Zurück in den Shop kommen oft die Sendungsnummer und der Versandstatus, damit die Kundin eine Mail mit dem Link zur Sendungsverfolgung erhält.
Für wen sich die Anbindung lohnt
Eine Anbindung lohnt sich vor allem für Händler, die auf mehreren Kanälen verkaufen. Ein Sportgeschäft mit Laden und Shop, ein Grosshändler mit Firmenkunden und Privatkunden, ein Hersteller, der zusätzlich auf Galaxus verkauft. Auch Betriebe mit einem externen Lager oder einem Versandpartner brauchen eine saubere Verbindung, weil dort niemand von Hand Bestellungen abtippen soll.
Für kleine Shops ist eine eigene Warenwirtschaft dagegen oft zu viel. Shopify kann Lagerbestände pro Variante und Standort selbst führen. Mit Shopify POS teilen Laden und Shop denselben Bestand. Wer seine Buchhaltung in Bexio führt, kann Bestellungen dorthin übertragen, ohne gleich ein grosses ERP einzuführen.
Ein guter Hinweis auf den richtigen Zeitpunkt ist der Aufwand im Büro. Wenn jemand im Team jeden Morgen Bestellungen aus dem Shop abtippt, Bestände nach dem Ladenschluss korrigiert oder vor jeder Inventur Listen aus zwei Systemen vergleicht, kostet das jede Woche Stunden. Eine Anbindung zahlt sich dann über die gesparte Zeit und die vermiedenen Fehler aus. Ein weiterer Hinweis sind Absagen an Kundinnen, weil ein Artikel online noch verfügbar war, im Lager aber schon fehlte.
So setzt Hyperpage die Anbindung in Shopify um
Wir beginnen mit einer Bestandsaufnahme. Welches System führt Artikel und Preise? Wie sind Artikelnummern aufgebaut? Gibt es Varianten im ERP, die im Shop anders heissen? Daraus entsteht eine Übersicht pro Datenfeld mit Quelle, Ziel und Häufigkeit der Übertragung.
Danach wählen wir den Weg. Für verbreitete Systeme wie Bexio gibt es fertige Verbindungen, die wir einrichten und auf Ihre Abläufe einstellen. Für andere ERP setzen wir Schnittstellen-Apps oder eine Verbindung über die Schnittstellen von Shopify und Ihrem System ein. Bei einfachen Fällen genügt ein regelmässiger Import von Beständen aus einer Datei. Wichtig ist auch der Start. Vor dem ersten Abgleich bereinigen wir gemeinsam mit Ihnen die Artikeldaten, damit keine veralteten oder doppelten Artikel aus dem ERP im Shop auftauchen. Zum Schluss testen wir mit echten Bestellungen, auch mit Teillieferungen, Rücksendungen und Gutscheinen, bevor der Shop live geht.
Worauf Sie achten müssen
Die meisten Probleme entstehen bei den Artikelnummern. Jede Variante braucht eine eindeutige Nummer, die in beiden Systemen gleich ist. Doppelte oder fehlende Nummern führen zu falschen Beständen. Ein zweites Thema sind Produktbündel. Wenn ein Set aus drei Einzelartikeln besteht, muss der Verkauf alle drei Bestände senken. Drittens sollten Rundungen bei Preisen und Mehrwertsteuer in Shop und ERP gleich gerechnet werden, sonst stimmen Rechnung und Bestellung nicht überein. Für die korrekte Verbuchung ist Ihr Treuhandbüro zuständig. Hyperpage sorgt für die technische Übertragung.
Pakete, Ablauf und Zusammenarbeit
Für kleine Shops ohne eigenes ERP genügt die Lagerverwaltung von Shopify. Paket S für CHF 1'990 enthält Theme, Produktseiten und einen klaren Kaufablauf. Paket M ab CHF 3'900 bringt angebundenen Versand mit Etikettendruck und den Produktkatalog für Google Shopping. Die eigentliche Anbindung an Bexio oder ein Warenwirtschaftssystem ist Teil von Paket L ab CHF 7'900, zusammen mit mehreren Versanddienstleistern, externen Lagern, Händlerbereich und Mehrsprachigkeit.
Ein Shop mit Anbindung dauert meist acht bis zwölf Wochen. Viel Zeit fliesst in die Bereinigung von Artikeldaten. Sie haben eine feste Ansprechperson, die mit Ihnen und allenfalls mit Ihrem ERP-Partner spricht. Bezahlt wird die Hälfte bei Auftrag und der Rest beim Livegang. Der Shop und alle Daten gehören Ihnen. In der Schulung zeigen wir, wie Sie Fehlermeldungen lesen und welche Felder Sie wo pflegen.
Mehr zum Gesamtprojekt lesen Sie unter Onlineshop erstellen lassen. Die Verbindung zur Buchhaltung beschreibt die Onlineshop Bexio Anbindung, die Verbindung von Laden und Shop die Seite Shopify POS, und den Verkauf über einen Marktplatz die Galaxus Anbindung. Alle Preise stehen unter Pakete und Preise.
- Pro Datenfeld festlegen, welches System führt
- Eindeutige Artikelnummern für jede Variante
- Sicherheitsbestand für knappe Artikel
- Bündel so einrichten, dass alle Einzelbestände sinken
- Fehlermeldungen an eine verantwortliche Person senden
- Rücksendungen und Teillieferungen vor dem Start testen
- Rundung von Preisen und MWST in beiden Systemen prüfen